Controlled Internal Trial Guide
Panduan Trial Aplikasi DENTICO Procurement & Supply Chain
Dokumen ini membantu tim Purchasing dan cabang mencoba aplikasi secara terarah, memahami siapa melakukan apa, dan mencatat temuan sebelum aplikasi digunakan dengan data riil.
⚠️
Ini adalah STAGING / UJI COBA, bukan produksi.
Gunakan data test yang sudah tersedia dan beri catatan RC01 PILOT TEST atau PILOT-TEST jika membuat transaksi latihan. Jangan gunakan staging sebagai sumber kebenaran stok atau keuangan riil sebelum Opening Stock resmi disetujui.
Gunakan data test yang sudah tersedia dan beri catatan RC01 PILOT TEST atau PILOT-TEST jika membuat transaksi latihan. Jangan gunakan staging sebagai sumber kebenaran stok atau keuangan riil sebelum Opening Stock resmi disetujui.
URL Aplikasi Trial
https://dentico-procurement-staging.vercel.app
https://dentico-procurement-staging.vercel.app
Tujuan Utama Trial
Membuktikan aplikasi mudah dipahami tim, alur antar-peran berjalan, dan menemukan kendala operasional/UX sebelum controlled pilot dengan data riil.
Membuktikan aplikasi mudah dipahami tim, alur antar-peran berjalan, dan menemukan kendala operasional/UX sebelum controlled pilot dengan data riil.
1. Tujuan Trial
Trial ini bukan sekadar memastikan aplikasi dapat dibuka. Tim diminta mencoba proses kerja yang benar-benar akan digunakan sehari-hari, lalu memberi masukan bila ada langkah yang membingungkan, terlalu panjang, tidak sesuai kebiasaan operasional, atau tidak memberikan informasi yang dibutuhkan.
Yang ingin dibuktikan
- User dapat login dengan akun masing-masing.
- Menu yang terlihat sesuai tanggung jawab.
- Permintaan cabang dapat mengalir ke Purchasing.
- Purchasing dapat review, sourcing, PO, penerimaan dan distribusi.
- Cabang hanya melihat dan bertindak pada lingkupnya sendiri.
- Maker dan checker adalah orang berbeda untuk proses yang memerlukan approval.
Yang belum menjadi tujuan
- Belum menjadi pembukuan atau stok resmi perusahaan.
- Belum memasukkan saldo awal riil.
- Belum mencakup invoice supplier, three-way matching, atau invoice ke cabang.
- Belum production rollout seluruh cabang.
2. Aturan Penting Selama Trial
Jangan masukkan stok/keuangan riil sebagai kebenaran resmi. Opening Stock resmi baru dilakukan setelah Master Item riil dan hasil physical count Gudang Pusat selesai divalidasi.
- Gunakan data test yang sudah tersedia, termasuk item STG-MASK-001.
- Jika ada kolom catatan, gunakan penanda RC01 PILOT TEST atau PILOT-TEST.
- Jangan berbagi password ke grup. Password dibagikan secara pribadi.
- Gunakan akun sendiri; jangan saling bertukar login.
- Jika menemukan error atau alur membingungkan, catat — jangan mengakali proses dengan data palsu.
- Super Admin tidak dipakai untuk transaksi harian.
3. Cara Login
1
Buka aplikasi
Kunjungi dentico-procurement-staging.vercel.app.
2
Masukkan email & password trial
Gunakan email yang sudah didaftarkan. Password sementara dibagikan secara pribadi oleh pengelola pilot.
3
Cek identitas setelah login
Pastikan nama/identitas di header sesuai akun dan status menunjukkan Aktif.
4
Cek menu
Menu harus sesuai peran. User cabang tidak boleh melihat menu pusat; user Viewer tidak boleh melakukan approval/pencatatan transaksi purchasing.
5
Keluar setelah selesai
Klik Keluar terutama bila komputer digunakan bergantian.
4. Siapa Melakukan Apa
| User | Jabatan | Role aplikasi | Fokus Trial |
|---|---|---|---|
| drg. Dea Alifa deashafly@gmail.com | Supervisor Purchasing | purchasing | Permintaan Masuk, approval, planning, sourcing, PO, checker. |
| AH Nurhadi hadin7765@gmail.com | Staf Purchasing / Gudang Pusat | purchasing | Persediaan, distribusi, dispatch, in-transit, opname maker. |
| Falah Fajri falah.fajri01@gmail.com | Staf Purchasing / Data & Invoice | viewer | Membaca data, mengecek informasi yang tersedia, mencatat kebutuhan laporan/invoice. |
| Deny deny.dentico@gmail.com | Manager Purchasing | purchasing | Oversight alur, backup checker, usability, eskalasi. |
| DENTICO Super Admin halo.dentico@gmail.com | Super Admin | super_admin | User, role/scope, pemulihan. Bukan transaksi rutin. |
| Kindy Dental Warungboto halo.drgwarungboto@gmail.com | Leader Cabang | branch_leader | Permintaan Barang, persediaan cabang, terima distribusi, stock opname. |
| Kindy Dental Sorowajan halo.kindydental@gmail.com | Leader Cabang | branch_leader | Sama seperti Warungboto + memastikan tidak bisa melihat data cabang saudara. |
5. Alur Trial yang Disarankan
Gunakan satu alur latihan yang saling terhubung. Lebih bermanfaat daripada masing-masing user mengklik menu secara acak.
1
Cabang membuat Permintaan Barang
Warungboto atau Sorowajan membuat PR dengan item test dan catatan RC01 PILOT TEST.
2
Purchasing meninjau
Dea / user Purchasing membuka Permintaan Masuk, melakukan review, approve/revisi sesuai skenario latihan.
3
Planning → Sourcing → PO
Dea menjalankan Perencanaan Pengadaan, memilih supplier test, dan membuat PO.
4
Penerimaan Gudang Pusat
Tim pusat mencatat penerimaan test dan mengecek perubahan persediaan.
5
Distribusi
Nurhadi membuat/menjalankan distribusi, dispatch, kemudian mengecek status In Transit.
6
Cabang menerima
Cabang tujuan membuka Penerimaan Distribusi dan mengonfirmasi jumlah diterima.
7
Stock Opname latihan
Maker membuat opname test. Checker adalah user berbeda. Jangan gunakan saldo fisik riil sebagai saldo resmi.
5A. Pack A — Alur Terkini yang Harus Dipahami
Pilot ini adalah CONTROLLED STAGING PILOT. Bukan production. Stok awal operasional riil belum di-cutover. Kebijakan SLA aktif saat ini boleh kosong.
Cabang
- Permintaan reguler memakai siklus aktif. Jika tidak ada siklus aktif, hubungi Super Admin.
- Permintaan darurat memakai alasan darurat dan persetujuan Supervisor + Manager.
- Penerimaan distribusi: stok cabang hanya bertambah setelah konfirmasi kuantitas diterima baik.
- Jika ada selisih, catat SHORT/RUSAK/DITOLAK. Jangan mengarang penerimaan penuh.
Pusat
- Review/approval permintaan reguler di Permintaan Masuk.
- Keputusan pemenuhan: dari stok, pengadaan, atau kombinasi. Alokasi belum menggerakkan stok.
- Perencanaan pengadaan hanya untuk sisa yang diputuskan beli.
- Gudang: Pick → Check → Pack → Siap → Dispatch. Stok sumber berkurang hanya saat Dispatch.
- Selisih penerimaan cabang diselesaikan pusat (penggantian / batalkan sisa).
- Usia pekerjaan tampil meski tidak ada kebijakan SLA. Tanpa kebijakan = Belum Ada SLA.
Keterbatasan yang harus diketahui: SLA memakai waktu berjalan (elapsed time), bukan kalender hari kerja. Tidak ada notifikasi otomatis. Jangan memakai kolom Quantity legacy sebagai stok hidup. Jika terjadi kebocoran data antar-cabang atau pergerakan stok ganda, hentikan uji dan laporkan segera.
Cara mencatat temuan: user, halaman/proses, yang terjadi, yang diharapkan, screenshot bila ada, tingkat keparahan, waktu. Kirim ke Super Admin / Purchasing Manager. Jangan kirim password.
6. Panduan Trial — drg. Dea Alifa
Supervisor Purchasing · Role: purchasing · Checker utama
- Buka Permintaan Masuk; pastikan permintaan cabang terlihat.
- Coba Mulai Tinjau → Minta Revisi / Setujui / Tolak sesuai skenario.
- Masuk Perencanaan Pengadaan; kelompokkan kebutuhan yang disetujui.
- Masuk Sourcing & PO; coba pilih supplier test dan buat PO.
- Coba proses checker pada kegiatan yang memerlukan pemisahan maker/checker.
- Catat istilah/status yang membingungkan atau informasi yang kurang.
Yang dinilai: apakah keputusan review/approval mudah dilakukan dan apakah informasi yang dibutuhkan supervisor tersedia tanpa harus membuka banyak layar.
7. Panduan Trial — AH Nurhadi
Gudang Pusat · Role: purchasing · Maker utama
- Buka Persediaan dan pahami ON HAND / AVAILABLE / IN TRANSIT.
- Buka Distribusi, pilih transaksi test, lakukan dispatch.
- Pastikan stok tujuan tidak langsung bertambah sebelum cabang menerima.
- Cek barang yang masih In Transit.
- Coba membuat Stock Opname test sebagai maker.
- Pastikan approval akhir dilakukan oleh checker berbeda.
Tugas paralel data riil: lakukan physical count Gudang Pusat menggunakan master-item-opening-gudang-pusat.csv. Hasil ini akan menjadi calon Master Item v1 + Opening Stock; belum diposting selama dry run.
8. Panduan Trial — Falah Fajri
Data & Invoice · Role: viewer
- Telusuri informasi pengadaan dan stok yang bisa dibaca.
- Catat data apa yang berguna untuk analisis pembelian.
- Catat kebutuhan invoice supplier / invoice cabang yang belum tersedia.
- Coba aksi tulis/approval yang terlihat; seharusnya tidak diizinkan.
- Jangan meminta role purchasing hanya karena perlu membaca data.
Catatan scope MVP: invoice supplier, three-way matching, invoice ke cabang dan analitik lanjutan belum menjadi fitur MVP. Masukkan sebagai feedback pasca-MVP, bukan blocker trial saat ini.
9. Panduan Trial — Manager Purchasing
Deny · Role: purchasing · Oversight / backup checker
- Ikuti alur dari PR cabang sampai penerimaan dan distribusi.
- Periksa apakah status dan informasi cukup untuk pengambilan keputusan.
- Gunakan fungsi backup checker bila diperlukan.
- Catat bagian yang berpotensi membuat tim salah langkah.
- Klasifikasikan feedback: P0/P1/P2/P3 dan prioritaskan yang menghambat operasi.
10. Panduan Trial — Super Admin
DENTICO Super Admin · Role: super_admin
- Cek user pilot sudah aktif.
- Cek role dan scope tiap user benar.
- Pastikan Warungboto dan Sorowajan tidak tertukar scope.
- Gunakan akun ini hanya untuk administrasi akses dan recovery.
Jangan gunakan Super Admin untuk transaksi rutin. Trial harus menggambarkan hak akses user operasional sebenarnya.
11. Panduan Trial — Cabang Warungboto & Sorowajan
Permintaan Barang
- Klik Buat permintaan.
- Pilih item test.
- Masukkan jumlah kecil untuk latihan.
- Beri catatan RC01 PILOT TEST.
- Simpan dan submit.
- Pantau status: Draft → Menunggu Ditinjau → Disetujui/Revisi.
Distribusi & Stok
- Buka Persediaan.
- Buka Penerimaan Distribusi.
- Pastikan hanya shipment cabang sendiri yang terlihat.
- Konfirmasi jumlah diterima pada transaksi test.
- Coba Stock Opname cabang menggunakan data latihan.
Tes isolasi cabang: user Warungboto tidak boleh melihat data Sorowajan, dan sebaliknya. Bila ada data cabang lain yang terlihat, catat sebagai P0/P1 dan hentikan trial transaksi terkait.
12. Cara Mencatat Temuan
Gunakan file rc01-pilot-user-trial.csv. Satu temuan = satu baris.
| Kolom | Isi |
|---|---|
| result | PASS, FAIL, atau NEEDS CLARIFICATION |
| issue | Jelaskan apa yang terjadi, singkat tetapi spesifik. |
| severity | P0 = data/security/inventory integrity; P1 = core flow blocked/unsafe; P2 = penting tetapi ada workaround; P3 = minor/cosmetic. |
| notes | Tulis langkah atau kondisi yang memicu masalah. |
Pause trial bila ada kebocoran data antar-cabang, stock movement salah/tidak dapat dijelaskan, immutable ledger terlihat bisa diedit, 500 berulang, atau physical/system stock tidak dapat direkonsiliasi.
13. Master Item & Stock Opname Gudang Pusat
Trial aplikasi boleh berjalan menggunakan data test. Secara paralel, Purchasing menyiapkan data riil melalui physical count Gudang Pusat. Kegiatan ini sekaligus membentuk Master Item v1 dan calon Opening Stock.
Yang dicatat per item
- Kode Item
- Nama Item
- Kategori
- Merek/spesifikasi bila relevan
- Base UOM
- Purchase UOM
- Konversi item-specific
- Jumlah fisik dalam Base UOM
- Kondisi stok
- Counter, checker, tanggal, evidence
Prinsip penting
- Ledger menyimpan Base UOM.
- Jangan berasumsi BOX/PACK = PCS secara global.
- Barang rusak/expired/quarantine jangan dicampur sebagai usable.
- AH Nurhadi = Counter; drg. Dea = Checker; Deny = oversight.
- Opening Stock belum diposting sebelum validasi & approval.
14. Contoh Tampilan Aplikasi
Contoh user Cabang — Leader Warungboto. Menu dibatasi ke Permintaan Barang, Persediaan, Penerimaan Distribusi, dan Stock Opname.
Contoh user Purchasing Pusat. Menu pusat mencakup Permintaan Masuk, Perencanaan Pengadaan, Sourcing & PO, Penerimaan Barang, Persediaan, Distribusi, Stock Opname, dan Master Data.
Screenshot tambahan yang paling berguna bila ingin manual lebih visual: Login, Buat Permintaan Barang, Review Permintaan Masuk, Sourcing & PO, Penerimaan Barang, Distribusi/Dispatch, Penerimaan Distribusi, Stock Opname, dan halaman Akses Pengguna (Super Admin).
15. Kapan Trial Dianggap Selesai?
- Semua user dapat login dan menu sesuai peran.
- Minimal satu alur latihan cabang → pusat → supplier/PO → penerimaan → distribusi → penerimaan cabang selesai.
- Maker/checker dipahami dan tidak dilakukan user yang sama.
- Cabang tidak dapat melihat data cabang saudara.
- Feedback P0/P1 sudah ditindaklanjuti atau dinyatakan aman.
- Tim Purchasing memahami apa yang masih termasuk data test vs data riil.
- Master Item v1 dan physical count Gudang Pusat siap divalidasi untuk tahap Opening Stock.
Output trial yang diharapkan: bukan “semua orang sudah klik menu”, tetapi daftar bukti bahwa proses dapat dijalankan dan daftar perbaikan operasional yang benar-benar diperlukan sebelum controlled pilot berbasis data riil.